履歴書の送付状（添え状）の正しい書き方完全ガイド！テンプレートや例文も解説

履歴書の送付状の書き方に迷う方は少なくありません。手書きで書くべきか、パソコンで作成してもよいのかなど悩みはさまざまです。本記事では、正しい書き方やケース別の例文をはじめ、注意点やうまく活用する方法まで解説します。メール提出や封筒の選び方、必要かどうかの判断基準も紹介するので、ポイントを押さえて転職の準備を進めましょう。

【履歴書の送付状】そもそもの役割とは？

送付状とは、応募者が企業へ履歴書や職務経歴書を郵送する際に同封するあいさつ状のことです。『誰が』『どの求人に』『何を何通』送ったかを明確にし、採用担当者が確認しやすくする役割があります。
本題である応募書類に入る前のワンクッションとなり、読み手に丁寧な印象を与え、書類選考において基本的なビジネスマナーが身についているかを示す大切な要素にもなり得る大切な書類です。

履歴書の送付状の役割とは

履歴書の送付状の主な役割は次のとおりです。

このように、送付状は、応募者情報や応募職種、同封書類を明確に示し、書類の不足防止や確認をしやすくする役割があります。見やすく整理して記載することで、応募書類の印象もより整いやすくなります。

履歴書のパターン別の例文を確認する

履歴書の送付状の正しい書き方

履歴書の送付状は、形式に沿って整えることで読みやすさが高まります。基本的な仕様や記載内容を押さえておくと、初めて作成する場合でも落ち着いて準備できるでしょう。

履歴書の送付状の仕様

送付状の用紙のサイズは、原則A4サイズにします。
履歴書・職務経歴書とサイズを揃えると管理しやすく、指定があればそれに従います。パソコンで作成する際はWordを横書きにし、フォントは一般的な書体である明朝体やゴシック体にしましょう。

履歴書送付状の記載内容

1.日付

日付は、送付状の右上に、履歴書を投函する日付を記載します。送付状や履歴書を記入した日ではありません。
西暦や和暦の決まりはありませんが、履歴書や他に同封する書類と統一するようにしましょう。

2.宛名

宛名は、日付から一段下げて送付状の左上に記載します。履歴書を提出する相手に失礼がないよう、正式名称で正確に書くことが大切であり、「株式会社」の位置や、「様」と「御中」の使い分けにも注意が必要です。

【会社・部署宛ての場合】

会社名や部署名までで止める場合は、「御中」を用います。個人名がわからないときはこちらの形式が一般的です。

【担当者宛ての場合】

担当者名がわかっている場合は、「御中」ではなく個人名の後に「様」を付けます。
細かな点ではありますが、「御中」と「様」を併用しないよう気を付け、正しく書き分けることで丁寧な印象につながります。

3.自分の住所･連絡先･氏名

自分の住所や連絡先、氏名は、送付状の右側に記載します。「郵便番号」「住所」「電話番号」「氏名」の順に書き、住所は都道府県名も省略せずに書きましょう。
記載する電話番号は、携帯電話の番号でもOKです。最も連絡の取りやすい番号を書きます。

4.件名

何のための送付状であるかを中央に件名として記載します。
「応募書類の送付につきまして」や「応募書類送付の件」などが一般的な件名です。

5.前文(頭語･時候のあいさつ)

前文では「拝啓」といった頭語のあとに、季節に合った時候のあいさつを続けます。
かしこまりすぎず、正式な表現を選ぶことが大切であり、実務でよく用いられる例は次のとおりです。

いずれも実際のビジネス文書で広く使われている表現であり、頭語と時候のあいさつの間は一文字空けるのが基本となります。季節に合った言葉を選ぶことで、落ち着いた印象の前文になります。

6.主文(応募の経緯など)

応募した経緯や自己PR、志望動機をシンプルかつ簡潔に記載します。量は長くても3〜4行ほどです。
まず、求人を知った媒体名と自分が応募する職種を書きます。次に、応募先の仕事内容とうまくつなげるように、これまでの経験やスキル、仕事への思いを書き、あなたの熱意を伝えましょう。

7.末文(面接の申し込み･結語)

文章の結びには、書類選考を受け、面接を希望している旨を書きます。
そして、「何卒よろしくお願い申し上げます」という文で締めるのがビジネスマナーとして一般的です。
頭語に「拝啓」と書いているので、右下に結語の「敬具」を必ず書きます。

8.同封書類の内容

最後に何を同封したのか、書類の内容と枚数を記載します。
まず、中央に「記」と書きます。そして、左下に何を同封したのか、書類の内容を記載します。枚数の合計も「全○枚」と履歴書を見てくださる採用担当者がわかりやすいようにきちんと書きましょう。
右下に「以上」と記載し、完成です。

【パターン別】履歴書の送付状の例文3選

医療事務へ応募する際は、これまでの経験や状況に応じて送付状の内容を調整することが大事です。経験・経験者・ブランクありの3つのパターンに分けて、書き方のポイントと例文を紹介します。

未経験から医療事務へ応募する場合

医療事務の経験を活かして転職する場合

未経験から応募する場合は、医療事務を目指したきっかけを具体的に伝えることが重要です。なぜその医療機関を選んだのかを示し、前向きな気持ちが伝わる文章に整えると印象が良くなります。経験がないからこそ、学ぶ姿勢や意欲を丁寧に表現することがポイントになります。

経験者の場合は、これまで担当してきた業務内容をわかりやすく伝えることが大切です。仕事を通じて大切にしてきた姿勢を示し、応募先でどのように力を発揮したいのかをまとめます。具体性を持たせることで、即戦力としてのイメージが伝わりやすくなります。

ブランクがあり再び医療事務に転職する場合

ブランクがある場合は、仕事を離れていた理由を簡潔に伝えたうえで、復職に向けて準備していることを示すと企業の安心感につながります。再び医療事務として働きたいという前向きな思いを丁寧にまとめ、誠実な姿勢を伝える文章に整えるとよいでしょう。

【履歴書の送付状の書き方】4つのNGポイント

送付状は短い書類ですが、内容次第で相手に与える印象が大きく変わります。ここでは、丁寧さが伝わりにくくなる避けたいNGの4つのポイントを整理します。

インターネットのテンプレート通りである

インターネット上の例文をそのまま使用してしまうと、どの会社にも当てはまる文章になってしまいます。応募先に触れず、ありきたりな言葉だけでまとめてしまうと、自分の考えや熱意が伝わりづらく、気持ちのこもっていない印象を与える可能性があるため注意が必要です。

送付状に不要な内容を記載する

送付状はあいさつ状としての役割が中心ですが、勤務時間や休日、給与などの希望条件を書いてしまうケースがあります。これらは面接や別の書類で伝える内容であり、送付状に含めると本来の目的から外れてしまうため、要点が散らばらないよう、書類送付の連絡と簡単なあいさつに絞ることが大切です。

【送付状にとっての不要な内容】

誤字や書き間違いがある

会社名や担当者名を誤って記載することは、大きなマイナスな印象につながります。変換ミスや誤字に気づかないまま提出してしまうケースも少なくありません。また、同封書類の記載漏れがあると、確認の手間をかけてしまうため、基本的な部分こそ丁寧に見直す姿勢が求められます。特に以下のような箇所は、間違いが発生しやすいので注意が必要です。

【間違いが発生しやすい箇所】

必要以上に自己PRや志望動機を書く

熱意を伝えたい想いから、自己PRや志望動機を長く書きすぎてしまうこともあります。しかし、送付状はあくまで書類を送る際のあいさつ文ですので、内容が多くなりすぎると、履歴書や職務経歴書との役割が重なってしまいます。読み手に負担をかけない分量を意識することが大切です。

履歴書の送付状の3つのマナー

送付状は内容だけでなく、形式や扱い方にも基本的なマナーがあります。細かな配慮が整っていると、書類全体の印象も落ち着いて見えます。

A4サイズ1枚以内に収める

送付状はあいさつ状としての役割が中心であるため、簡潔にまとめることが大事です。志望動機や自己PRを詳しく書きすぎると、本来の応募書類との役割が重なってしまいます。内容は要点を押さえ、読み手が負担を感じない分量に整えることが望ましく、文章量を調整しA4用紙一枚にすっきり収めると、全体の印象が整います。

応募書類の一番上になるように封筒に入れる

封入の順番にも配慮が求められ、送付状は最初に目に入る書類となるよう一番上に重ね、その下に履歴書や職務経歴書を整えて重ねる形が一般的です。書類の向きをそろえて封筒に入れると、開封時に読みやすくなります。折れや汚れを防ぐためにクリアファイルにまとめてから封入すると、より丁寧な印象につながります。

指定がなければパソコンで作成する

現在は、送付状をパソコンで作成する方法が広く選ばれています。文字の大きさや余白を整えやすく、読みやすい書式に仕上げられる点が理由の一つです。修正がしやすいため、誤字や記載漏れを防ぎやすいという利点もあるため、特別な指定がない場合は、見やすさを優先してパソコンで作成することで、落ち着いた印象を与えやすくなります。

履歴書に送付状が必要なケース・いらないケース

送付状は添えるのが基本と思われがちですが、提出方法によって必要かどうかが変わります。ここでは、送付状が必要なケースと送付状がいらないケースを紹介します。

送付状が必要なケース

履歴書を郵送する場合は、送付状が必要です。送付状は自己紹介の役割を持ち、履歴書だけでは伝えきれない応募の熱意や丁寧さをアピールするための書類となります。採用担当者に対し、応募経緯や志望動機を簡潔に伝えることで、社会人としてのマナーも示せます。企業からとくに指示がない場合でも、送付状を添える方がより好印象につながるでしょう。

送付状がいらないケース

履歴書を採用担当者に直接手渡しする場合には、送付状は基本的に必要ありません。対面であれば、その場で自己紹介や応募理由を伝えられるため、あいさつ文を別途用意しなくても気持ちは十分に伝わります。

履歴書の送付状をうまく活用する方法

送付状は形式的な書類と思われがちですが、工夫次第で良い印象を与えることができます。送付状を前向きに活用するための具体的な方法を紹介します。

ネガティブな印象を良くする

転職回数が多い場合やブランクがある場合は、不安に思われやすい点をそのままにせず、前向きな理由とあわせて簡潔に触れることが大切です。これまでの経験から得た学びや反省を具体的に示し、それを今後どのように活かしていきたいのかを添えると印象は変わります。長く説明する必要はなく、短い文章でも誠実さが伝わる表現を心がけることで、落ち着いた印象につながります。

応募書類への興味を促すアピールをする

送付状では、職務経歴書の中でも特に見てほしい実績を一つだけ取り上げる方法もあります。応募先に合った強みを短く示すことで、続きを読みたいという気持ちを引き出しやすくなります。たとえば、具体的な数字や成果を一言添えるだけでも説得力は高まります。あくまで概要にとどめ、詳細は職務経歴書で確認してもらう流れを意識すると自然です。

熱意や人柄をさりげなく伝える

応募先を選んだ理由を自分の言葉で簡潔に伝えると、形式的な文章になりにくくなります。また、仕事に向き合う姿勢や大切にしている考え方を一文添えることで、人柄がやわらかく伝わります。書きすぎてしまうと重たくなるため、あくまでさりげなく触れることがポイントです。

履歴書の送付状に関するよくある質問

履歴書の送付状については、細かな点で迷うことも少なくありません。ここでは、よくある質問を取り上げ、それぞれわかりやすく解説します。

Q.履歴書の送付状は手書きとパソコンのどちらで作成したらいいですか？

送付状は、手書きでもパソコンでも問題ありません。現在はパソコンで作成するケースが一般的で、読みやすさや整った印象を与えやすい点がメリットです。一方で、企業から手書きを求められている場合は、その指示に従うことが大切です。迷ったときは、履歴書の作成方法に合わせると全体の統一感が出やすくなります。

Q.履歴書の送付状は必ず添付する必要がありますか？

履歴書を郵送する場合には、送付状を添えるのが一般的です。書類を送ったことを伝えるあいさつの役割があり、社会人としての基本的なマナーを示す意味もあります。ただし、直接手渡しする場合や、応募先が不要と明示している場合は必要ないため、提出方法や企業の指示を確認して判断することが大切です。

Q.履歴書の送付状をメールで送る場合にはどのような内容にすればいいですか？

メールで応募書類を送る場合は、メール本文が送付状の役割を果たします。件名には応募職種と氏名を記載し、本文では応募の経緯と書類を添付している旨を簡潔に伝えます。長文にする必要はなく、あいさつと要点が伝われば十分であり、添付ファイル名もわかりやすく整えておくと安心でしょう。
以下にメール例文を紹介します。

【メール例文】

Q.履歴書の送付状のサイズやフォントサイズはどのくらいがいいですか？

送付状の用紙サイズは、履歴書と同じA4サイズが一般的であり、フォントサイズは10.5〜11ポイント程度が読みやすく、整った印象になります。文字が小さすぎると読みにくく、大きすぎるとバランスが崩れるため注意が必要です。明朝体やゴシック体など、落ち着いた書体を選ぶと良いでしょう。

Q.履歴書と送付状を入れる封筒はどの種類を用意すればいいですか？

履歴書と送付状は、折らずに入れられるA4対応の封筒を選ぶのが一般的です。白色や薄いクリーム色など、落ち着いた色合いが適しています。表面には「応募書類在中」と赤字で記載し、裏面には自分の住所と氏名を書きます。書類は送付状を一番上に重ね、クリアファイルに入れてから封入すると丁寧な印象につながります。

Q.履歴書の送付状を入れ忘れてしまった場合はどうすればいいですか？

送付状を入れ忘れた場合でも、すぐに大きな問題になるわけではありません。気づいた時点でメールや電話で一言お詫びを伝えると、丁寧な印象につながります。ただし、企業から特に指定がなければ、送付状がなくても選考に大きく影響することは少ないためその場合は必ずしも連絡をする必要はありません。次回から忘れないよう確認を徹底することが大切です。

履歴書の送付状を整えて第一印象を高めましょう

履歴書の送付状は、形式的に見えて応募者の姿勢や気配りが伝わる大切な書類です。基本の書き方とマナーを押さえ、NGポイントを避けるだけで書類全体の印象は整います。長文にする必要はありませんが、誤字や内容のずれがないかを確認することが大事なので、準備を整え自信を持って応募に進みましょう。

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